Faites montrer un cas qui vous arrive vraiment
Choisissez un départ suivi d’une arrivée, un message voyageur et une intervention. Demandez à retrouver les informations, à effectuer le suivi et à vérifier qui voit quoi. Une liste de fonctionnalités ne dit pas combien d’écrans il faudra ouvrir dans votre quotidien.
Demandez ce que la connexion récupère réellement
Logements, réservations, échanges, avis et montants financiers n’ont pas toujours le même périmètre. Faites préciser les informations importées, la fréquence des mises à jour et les possibilités d’écriture. Si vous utilisez déjà un channel manager ou un outil de tarification, incluez-le dans la discussion.
Regardez le fonctionnement de l’équipe
Une boîte personnelle doit pouvoir rester privée. Une boîte de service doit pouvoir se partager sans transmettre son mot de passe. Vérifiez les droits de chaque rôle, puis regardez le même parcours sur téléphone avec la personne qui intervient sur les logements.
Calculez le coût avec votre parc
Comptez les logements, les utilisateurs, les options et les frais éventuels des services connectés. Demandez un exemple avec votre configuration actuelle et avec celle que vous envisagez. Chez Keyful, les prix du PMS et des options sont publics ; le total est confirmé avant souscription.
Vérifiez ce que vous pourrez reprendre ailleurs
Regardez les exports de données et de workflows, les possibilités de révocation des comptes et le traitement des accès en cas de départ d’un membre. Un logiciel doit vous aider à structurer votre fonctionnement, pas le rendre difficile à comprendre sans lui.
Votre démo de 30 minutes : un script concret
Préparez un logement, un séjour à venir et une conversation fictive. Demandez à faire les manipulations vous-même. Le but est de voir le travail réel : combien d’étapes, quelles permissions, quel résultat et quel moyen de revenir en arrière.
| Temps | Manipulation | Réussite attendue |
|---|---|---|
| 0–5 min | Retrouver un séjour et ses messages | Le logement et les dates sont sans ambiguïté |
| 5–10 min | Déplacer une réservation test | Anciennes et nouvelles dates cohérentes |
| 10–15 min | Donner un accès à un collègue | Uniquement les écrans et boîtes autorisés |
| 15–20 min | Préparer une tâche et une réponse | Contexte du séjour conservé |
| 20–25 min | Comparer puis exporter une période | Dates, unité et périmètre compris |
| 25–30 min | Tester une procédure en échec | Erreur visible, responsable et reprise clairs |
Le détail qui compte : qui écrit vos prix ?
Si vous utilisez un outil de tarification dynamique, dessinez le chemin du prix : outil de tarification, gestionnaire, puis plateforme. Demandez quelle source reste maîtresse et ce qu’il se passe après une modification manuelle dans le calendrier.
Testez une seule nuit puis une plage de dates, un séjour minimum et une fermeture à la vente. Comparez l’état reçu par la plateforme à l’action faite dans le PMS. Une belle grille ne suffit pas : la règle métier et la livraison de la mise à jour doivent être compréhensibles.
Votre décision en trois colonnes
Classez chaque besoin en indispensable maintenant, utile bientôt ou optionnel. Une fonctionnalité prévue n’est pas une fonctionnalité disponible. Votre décision doit porter sur les tâches que l’équipe réalisera dès la première semaine.
Notez aussi les points à vérifier avant la migration : identifiants des annonces, types de chambre, plans tarifaires, dates occupées, montant de quelques réservations et permissions d’équipe. Gardez une copie des exports et un responsable de la bascule.
Préparer ma grille de décision