Connecter la bonne boîte
Connectez le compte qui correspond à la boîte de service : accueil, relations propriétaires ou maintenance, par exemple. Vérifiez l’adresse avant de préparer son partage.
Régler le partage et les droits
Depuis les réglages du compte connecté, ouvrez le partage. Choisissez les membres et les droits adaptés à leur responsabilité. Vérifiez que vous partagez cette boîte et non un autre compte personnel.
Contrôler le résultat
Demandez à un membre autorisé de vérifier l’accès. Un membre non autorisé ne doit pas voir la boîte. En cas de changement d’équipe, retirez les accès concernés ; vous pouvez aussi révoquer la connexion chez le fournisseur.
Décider qui peut lire et qui peut répondre
Partez de la responsabilité réelle. L’accueil peut traiter une demande voyageur ; la personne qui supervise peut avoir besoin de consulter le fil sans utiliser la boîte pour d’autres échanges. Accordez les droits correspondants dans le partage de la connexion.
Testez toujours avec un deuxième compte membre. Voir la boîte depuis le compte qui l’a connectée ne prouve pas que le partage est correct.
| Compte de test | Contrôle |
|---|---|
| Membre autorisé | La boîte apparaît et les actions accordées fonctionnent |
| Membre non autorisé | La boîte et ses messages restent inaccessibles |
| Compte propriétaire | Les autres boîtes personnelles restent privées |
Répondre sans perdre le fil
Ouvrez la conversation, relisez les messages et utilisez la réponse dans le fil. Vérifiez les destinataires et la signature avant l’envoi. Le message envoyé doit ensuite apparaître dans l’échange.
Ocho peut reformuler la réponse, mais le bon ton ne remplace pas les bonnes informations : relisez les dates, les montants et les engagements pris envers le voyageur.
Le jour où quelqu’un quitte l’équipe
Retirez ses droits et vérifiez les scénarios qu’il gérait. Si une procédure utilise son compte personnel, attribuez une connexion de service adaptée avant de la relancer. Gardez un responsable nommé pour les demandes encore ouvertes.